1 PREMESSA

Il 9 Ottobre 2023 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 236 il decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) del 29 Settembre 2023, che attesta l’operatività del Registro dei Titolari Effettivi di imprese dotate di personalità giuridica e di persone giuridiche private (sezione autonoma), nonché di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali e di istituti giuridici affini al trust (sezione speciale).

Termini per la comunicazione

Le comunicazioni dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva sono da effettuare entro i 60 giorni successivi alla pubblicazione del decreto del MIMIT e pertanto il termine scadrebbe l’8 Dicembre 2023, ma, trattandosi di giorno festivo, seguìto da un sabato e una domenica, slitta a lunedì 11 Dicembre 2023, salvo eventuali proroghe.

Manuale operativo Unioncamere

Al fine di agevolare le procedure di comunicazione, Unioncamere ha predisposto, il “Manuale operativo per l’invio telematico delle comunicazioni del Titolare Effettivo agli uffici del Registro delle Imprese” (di seguito “Manuale Unioncamere”).

Il documento fornisce le informazioni di base per presentare la “prima comunicazione” della titolarità effettiva da parte dei soggetti destinatari già costituiti alla data del 9 Ottobre 2023, oppure costituiti in seguito. Inoltre, il testo riporta le notizie essenziali per comunicare la successiva variazione dei dati del Titolare Effettivo già iscritto.

Sanzioni

L’omessa comunicazione delle informazioni sul Titolare Effettivo è punita con la medesima sanzione amministrativa di cui all’art. 2630 c.c., ovvero da 103,00 a 1.032,00 euro (art. 21 co. 1 e co. 3 del DLgs. 231/2007).

Se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.

2 DESTINATARI DELL’OBBLIGO DI COMUNICAZIONE

La comunicazione al nuovo Registro dei Titolari Effettivi deve essere, esclusivamente, in via telematica e riguarda i dati relativi alla titolarità effettiva, dei seguenti enti:

• imprese dotate di personalità giuridica (spa, srl, sapa, società cooperative);
• persone giuridiche private (associazioni, fondazioni e altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica con l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche, ai sensi del DPR 361/2000).

e deve essere inviata al Registro delle Imprese della Camera di Commercio, territorialmente competente, per l’iscrizione e la conservazione nella sezione autonoma, dai seguenti soggetti:

• amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica;
• fondatore, ove in vita, oppure dai soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private.

Inoltre, è istituita una sezione speciale per la comunicazione dei nominativi dei Titolari Effettivi di trust e istituti giuridici affini; la comunicazione in questo caso deve essere effettuata dal fiduciario.

 Esclusioni

L’obbligo di comunicare la titolarità effettiva non riguarda società di persone, imprese individuali e associazioni non riconosciute.

3 INDIVIDUAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO

Ai sensi dell’art. 1 co. 2 lett. pp) del DLgs. 231/2007, Titolare Effettivo è “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurl    ato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita”.

3.1 IMPRESE DOTATE DI PERSONALITÀ GIURIDICA

Per i clienti diversi dalle persone fisiche, ai sensi dell’art. 20 co. 1 del DLgs. 231/2007, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche alle quali è attribuibile la proprietà, diretta o indiretta, o il controllo. Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:

• costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
• costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

Ai sensi del successivo co. 3 del medesimo articolo, qualora l’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il Titolare Effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:

• del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
• dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante.

In via residuale, secondo il co. 5, qualora l’applicazione dei suddetti criteri non consenta di individuare univocamente uno o più Titolari Effettivi, il Titolare Effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.

3.2 PERSONE GIURIDICHE PRIVATE

Con riguardo alle persone giuridiche private di cui al DPR 361/2000, l’art. 20 co. 4 del DLgs. 231/2007 stabilisce che, come Titolari Effettivi, sono cumulativamente individuati:

• i fondatori, ove in vita;
• i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
• i titolari di poteri di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

3.3 TRUST E ISTITUTI GIURIDICI AFFINI AI TRUST

Con riguardo ai Trust espressi e agli istituti giuridici affini, sono Titolari Effettivi (da ritenersi cumulativamente, secondo le Linee Guida CNDCEC febbraio 2021, p. 41) il costituente o i costituenti, il fiduciario o i fiduciari, il guardiano o i guardiani ovvero altra persona per conto del fiduciario, ove esistenti, i beneficiari o classe di beneficiari e le altre persone fisiche che esercitano il controllo sul trust o sull’istituto giuridico affine e qualunque altra persona fisica che esercita, in ultima istanza, il controllo sui beni conferiti nel trust o nell’istituto giuridico affine attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi (art. 22 co. 5 primo periodo del DLgs. 231/2007).

 4 COMUNICAZIONE DEI DATI

 4.1 PRIMA COMUNICAZIONE

La comunicazione del titolare effettivo rivolta all’ufficio del Registro delle Imprese della Camera di Commercio territorialmente competente è effettuata con invio telematico mediante il modello della Comunicazione Unica e uno specifico modulo digitale “TE”.

Le comunicazioni della titolarità effettiva possono essere predisposte ed inviate attraverso DIRE (https://dire.registroimprese.it/), l’ambiente di compilazione messo a disposizione dal Sistema Camerale, o attraverso altre soluzioni di mercato.

4.1.1 Primo popolamento del registro

L’avvio operativo del registro avviene mediante una fase di “primo popolamento” con le comunicazioni della titolarità effettiva cui sono tenute:

• le imprese persone giuridiche già costituite (cioè già iscritte nel Registro delle imprese) al 9 Ottobre 2023;
• le persone giuridiche private già costituite (cioè già iscritte nell’apposito registro) al 9 ottobre 2023;
• i trust e gli istituti giuridici affini già costituiti al 9 ottobre 2023.

4.1.2 Soggetti neocostituiti

La comunicazione del titolare effettivo è adempimento obbligatorio anche per i soggetti costituiti dopo il 9 Ottobre 2023. In questo caso le scadenze da rispettare sono le seguenti:

• per le spa, srl, sapa, società consortili per azioni, in accomandita per azioni e a responsabilità limitata e società cooperative neocostituite la comunicazione deve essere trasmessa all’ufficio del Registro delle imprese entro 30 giorni dall’iscrizione nello stesso;
• per le persone giuridiche private neocostituite la comunicazione deve essere trasmessa all’ufficio del Registro delle imprese entro 30 giorni dall’iscrizione nel Registro delle persone giuridiche private;
• per i trust e gli istituti giuridici affini (mandati fiduciari) neocostituiti la comunicazione deve essere trasmessa entro 30 giorni dalla costituzione.

4.2 COMUNICAZIONE DI SUCCESSIVE VARIAZIONI

Le informazioni sulla titolarità effettiva devono essere costantemente aggiornate e, a tal fine, i soggetti obbligati comunicano eventuali variazioni delle stesse “entro 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione”. Ai sensi dell’art. 11 co. 2 del DM 55/2022, il Registro dei titolari effettivi tiene traccia delle variazioni intervenute e le certifica entro il limite temporale di dieci anni.

La variazione da comunicare può riguardare sia la persona stessa del titolare effettivo (a seguito, ad esempio, del subentro di un nuovo socio con quota di partecipazione al capitale sociale superiore al 25%, della nomina di un nuovo amministratore di persona giuridica privata, del cambiamento dei beneficiari del trust o dei soggetti che esercitano il controllo sul trust) sia le sole notizie già comunicate e a questi riferite (quali l’indirizzo del titolare effettivo, il domicilio digitale o il requisito in base al quale è stato indicato come titolare effettivo).

Deve essere tenuto presente, inoltre, il regime pubblicitario dell’atto da cui eventualmente derivi la variazione del titolare effettivo. Se gli effetti modificativi intervengono solo in seguito alla pubblicità dell’atto (c.d. “pubblicità costitutiva” o “parzialmente costitutiva”) appare corretto tenere conto di tale aspetto nel calcolo della decorrenza del termine sopra ricordato.

4.3 COMUNICAZIONE ANNUALE

Indipendentemente dalla circostanza che intervengano variazioni della titolarità effettiva, è prevista una comunicazione periodica annuale, entro 12 mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione della loro variazione o dall’ultima conferma. Le imprese dotate di personalità giuridica possono effettuare la conferma contestualmente al deposito del bilancio.

Pertanto, i destinatari dell’obbligo di comunicazione devono periodicamente comunicare la loro titolarità effettiva anche se nulla sia cambiato rispetto all’ultima comunicazione presentata.

4.4 SOGGETTI OBBLIGATI A SOTTOSCRIVERE LA COMUNICAZIONE E INVIO DA PARTE DI TERZI

La comunicazione della titolarità effettiva deve essere sottoscritta digitalmente:

• dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società (oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori);
• dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata;
• dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini.

L’adempimento si sostanzia nella compilazione e sottoscrizione dell’apposito modulo digitale TE, con successivo invio al Registro delle imprese mediante Comunicazione unica.

Non sono ammesse deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello: solo i soggetti sopra indicati possono sottoscrivere digitalmente la comunicazione e così autocertificare la titolarità effettiva.

Invio telematico da parte di un terzo

In caso di invio telematico del modello da parte di un terzo, quest’ultimo dovrà aggiungere la propria firma digitale a quella del dichiarante nella c.d. “distinta di accompagnamento” ai fini della domiciliazione.

I soggetti obbligati ad effettuare la comunicazione in esame (l’amministratore dell’impresa, o per le persone giuridiche private, il fondatore o un soggetto con la rappresentanza e l’amministrazione, o il fiduciario del trust), devono munirsi, qualora già non lo possiedano, di un dispositivo di firma digitale.

4.5 UFFICIO DEL REGISTRO DELLE IMPRESE COMPETENTE

L’ufficio competente è quello della Camera di Commercio titolare del dato, ossia ove l’impresa e la persona giuridica privata hanno la propria sede legale oppure, nel caso di trust, nella provincia in cui è stato costituito. Solo in caso di trust (o istituto assimilato) residente in Italia, ma costituito all’estero, la Camera di Commercio competente è quella di compensazione (Roma). In caso di mandato fiduciario, invece, la provincia di competenza è quella della sede della società fiduciaria alla quale il mandato fa riferimento.

4.6 MODULO DI COMUNICAZIONE

Il criterio di individuazione del titolare effettivo viene esplicitato nella compilazione del modello TE mediante l’uso di alcuni codici diversificati in funzione del soggetto giuridico cui è riferita la dichiarazione. Ad esempio, per le imprese con personalità giuridica sono previsti i seguenti codici:

L’accesso ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva è riconosciuto al pubblico, a richiesta e senza limitazioni dal punto di vista della legittimazione soggettiva del richiedente, salvo il caso in cui (ex art. 4 co. 1 lett. e) del DM 55/2022) risultino ragioni per le quali l’accesso ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione. In tal caso, la Camera di Commercio territorialmente competente trasmette (mediante comunicazione all’indirizzo PEC comunicato) la richiesta di accesso al controinteressato che, ai sensi dell’art. 21 co. 2 lett. f) secondo periodo e co. 4 lett. d-bis) del D.Lgs. 231/2007, è colui che indica nella comunicazione relativa alle informazioni attinenti alla titolarità effettiva le circostanze eccezionali ai fini dell’esclusione dell’accesso (art. 1 co. 2 lett. b) del DM 55/2022).

Dichiarazione autocertificata e conservazione della documentazione

Nel modello TE è inserita la dichiarazione, ai sensi dell’art. 48 del DPR 445/2000, “di responsabilità e consapevolezza in merito alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese”.

Tale dichiarazione autocertificata è sufficiente per ottenere l’iscrizione della titolarità effettiva nel Registro delle imprese, non essendo previsti, in linea generale, allegati o documenti da inviare a supporto di quanto dichiarato. Tale documentazione, peraltro, deve essere custodita con cura dagli amministratori e deve essere da loro fornita agli uffici del Registro delle imprese in una fase successiva, se richiesta.

Per ulteriori informazioni, potete contattarci qui